Angebot, Kosten und Zusammenarbeit
Besichtigungs-Checkliste herunterladen (CSV)Ohne Anmeldung · Für Excel, Numbers und LibreOffice
Wozu dient die Besichtigung?
Bei einer Objektbesichtigung werden die Angaben Ihrer Anfrage mit den tatsächlichen Räumen und Bedingungen abgeglichen. Bereiten Sie eine Übersicht der gewünschten Bereiche, Aufgaben und Nutzungszeiten vor. Halten Sie anschließend fest, welche Rückfragen vor dem ersten Reinigungstermin noch zu klären sind. Eine Person, die das Objekt kennt, und vorhandene Unterlagen reichen für die Vorbereitung aus; eine eigene professionelle Kalkulation ist nicht nötig.
Was Sie vor dem Termin zusammentragen können
Bereiten Sie vor, was bereits vorhanden ist: etwa eine Raumübersicht, den bisherigen Reinigungsplan oder Pflegehinweise. Kennzeichnen Sie geschätzte Angaben ausdrücklich als ungefähr. Fehlt ein Grundriss, ist das kein Grund, Ihre erste Anfrage aufzuschieben. Fragen Sie bei der Terminabstimmung, welche Unterlagen für Ihr Objekt benötigt werden.
| Vorhandene Angabe | Wofür sie hilfreich ist |
|---|---|
| Raumliste oder Grundriss | Zeigt, welche Bereiche dazugehören und welche ausgenommen werden sollen. |
| Ungefähre Reinigungsfläche | Hilft bei der Einordnung; Gesamtmietfläche und zu reinigende Fläche getrennt benennen. |
| Bisherige Aufgabenliste | Macht sichtbar, was fortgeführt oder geändert werden soll. |
| Nutzungs- und Schließzeiten | Zeigt mögliche Zeitfenster und Bereiche, die nur zeitweise frei sind. |
| Material- und Pflegehinweise | Erleichtert Rückfragen zu Böden, Möbeln oder empfindlichen Oberflächen. |
Den Rundgang nach Ihrem Objekt ordnen
Gehen Sie anhand Ihrer Übersicht durch die Bereiche, die im Angebot berücksichtigt werden sollen. Bei einem Büro können das Arbeitsräume, Besprechung, Küche und Sanitär sein. Bei einer Hausverwaltung sind Aufgänge, Etagen und Gemeinschaftsflächen oft hilfreicher als eine einzelne Quadratmeterzahl. Sprechen Sie auch Räume an, die zum Termin verschlossen oder anderweitig genutzt sind.
- Welche Flächen gehören zum Auftrag, welche bleiben beim eigenen Team?
- Welche Bereiche sind regelmäßig zugänglich und wo braucht es eine Abstimmung?
- Welche Tätigkeiten sollen wiederkehren und welche nur einmalig angefragt werden?
- Wo gibt es empfindliche Materialien, sichtbare Vorschäden oder besondere Pflegevorgaben?
- Hypothetisches Beispiel, kein EC-Clean-Kundenobjekt: Ein beim Rundgang freier Besprechungsraum ist an den gewünschten Reinigungstagen bis 18 Uhr belegt. Das Office Management klärt die Belegung; der angefragte Betrieb prüft das mögliche Zeitfenster. Bis zur Abstimmung bleibt der Termin offen.
Die Fragen zwischen den Räumen nicht vergessen
Auch die Organisation gehört in die Abstimmung: Wer ermöglicht den Zugang? Wo dürfen benötigte Materialien stehen? Wer kann Rückfragen beantworten? Unterscheiden Sie den Zugang beim Rundgang von dem beim späteren Einsatz. Eine besetzte Rezeption am Besichtigungstag sagt noch nichts über den Zugang außerhalb der Bürozeiten aus. Unbekannte Punkte nehmen Sie in Ihre Rückfragenliste auf.
- Verantwortliche Person für Zugang, Terminänderungen und Rückmeldungen benennen.
- Bereitstellung von Verbrauchsmaterial und gewünschte Zusatzaufgaben separat besprechen.
- Betriebliche Vorgaben für sensible Bereiche über einen geeigneten Kontaktweg abstimmen.
- Patientendaten, Passwörter und Alarmcodes gehören nicht in die Angebotsanfrage.
Mit einer Liste offener Punkte abschließen
Notieren Sie je Rückfrage: Bereich, zuständige Person, Klärtermin und später die bestätigte Antwort mit Datum. Wünsche und bestätigte Absprachen bleiben getrennt. Diese eigene Auftraggeberhilfe beschreibt keinen festgelegten EC-Clean-Ablauf. Eine erwähnte Zusatzaufgabe muss im vereinbarten Umfang ausdrücklich berücksichtigt sein.
| Offener Punkt | Vor dem ersten Einsatz klären |
|---|---|
| Raum nicht besichtigt | Wer ergänzt Nutzung, Fläche und gewünschte Aufgaben? Mit dem Betrieb klären, ob dafür ein weiterer Blick vor Ort nötig ist. |
| Raum zur Wunschzeit belegt | Wann ist er tatsächlich frei? Ein passendes Zeitfenster und den gewünschten Turnus für diesen Bereich abstimmen. |
| Zugang noch ungeklärt | Wer organisiert den Zutritt zum vereinbarten Einsatz? Zuständigkeit und Bestätigung notieren, keine Schlüssel- oder Alarmcodes. |
| Material offen | Wer kann Material und Herstellerhinweise belegen? Eine geeignete Behandlung mit dem Betrieb klären, statt ein Verfahren zu raten. |
| Alte Rückstände | Ausgangszustand festhalten und möglichen einmaligen Anfangsbedarf getrennt anfragen. Umfang, Machbarkeit und Preis klären. |
| Start nur gewünscht | Gewünschtes Datum und bestätigten ersten Einsatz getrennt eintragen. Änderungen am Umfang nochmals abstimmen. |
Welche Angaben braucht EC-Clean zuerst?
Für den Einstieg nennen Sie die gewünschte Reinigung und den Standort in Berlin. Fläche, gewünschter Turnus und ein mögliches Zeitfenster können Sie ergänzen. Ihre Unterlagen müssen dafür noch nicht vollständig sein. EC-Clean stimmt Reinigungspläne individuell ab. Ob eine Besichtigung sinnvoll ist und wann sie stattfinden kann, klären Sie persönlich. Die Checkliste ist eine Gesprächshilfe, keine Terminbuchung oder Beauftragung.
- Für Ihre Nachbereitung: Objekt / Bereich: …; offene Frage: …
- Nächster Schritt: …; zuständige Person: …; zu klären bis: …
- Bestätigte Antwort vom: …; verbleibende Rückfrage: …
- Gewünschter Beginn: …; bestätigter erster Einsatz: …
Weiterführende fachliche Orientierung: Bundesinnungsverband: Vergabeempfehlungen für private Auftraggeber (2026).