Angebot, Kosten und Zusammenarbeit
Was gehört in eine Ausschreibung für Reinigungsleistungen?
Ein belastbares Vergabepaket beschreibt erstens das Objekt und die einbezogenen Bereiche, zweitens die gewünschten Aufgaben oder Ergebnisse, drittens Turnus, Zeitfenster und Zugang, viertens den einheitlichen Ablauf mit Terminen und fünftens die Auswahlkriterien. Alle angefragten Betriebe sollten denselben dokumentierten Stand erhalten. So beruhen Rückfragen, Angebote und die spätere Entscheidung auf derselben Aufgabe.
In sieben Schritten von der Bedarfsklärung zur Entscheidung
Der Ablauf muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, jede Stufe abzuschließen oder ihre offenen Punkte sichtbar zu lassen, bevor die nächste beginnt. Die folgende Reihenfolge orientiert sich an der staatlichen Arbeitshilfe des Kompetenzzentrums Hauswirtschaft und ist für die interne Vorbereitung von Unternehmen zusammengefasst.
| Schritt | Dokumentierbare Entscheidung |
|---|---|
| 1 · Zeitplan | Verantwortliche Person, Rückfristen, möglicher Besichtigungstermin, Entscheidungsdatum und gewünschter Beginn getrennt festhalten. |
| 2 · Objekt und Bedarf | Standort, Gebäude, Raumgruppen, Nutzung, ungefähre Reinigungsflächen und bekannte Besonderheiten erfassen. |
| 3 · Leistungsziel | Gewünschte Aufgaben oder Ergebnisse, klare Ausnahmen und die Zuständigkeit des eigenen Teams benennen. |
| 4 · Leistungsverzeichnis | Je Bereich Aufgabe, Wunschturnus, Zeitfenster, Materialhinweise und Zugang in einer einheitlichen Fassung zusammenführen. |
| 5 · Auswahlmaßstab | Vor dem Eingang der Angebote festlegen, wie Vollständigkeit, Objektbezug, Organisation, Qualität und relevante Nachweise beurteilt werden. |
| 6 · Anfrage | Allen angefragten Betrieben dieselben Unterlagen, dieselbe Rückfragenfrist und denselben Stand ergänzender Antworten geben. |
| 7 · Entscheidung | Angebote nach dem vorher festgelegten Maßstab prüfen, offene Abweichungen klären und Auswahl sowie noch nötige Startabsprachen dokumentieren. |
Ein Vergabepaket für alle angefragten Betriebe
Verteilen Sie Informationen nicht nur über einzelne E-Mails, Telefonnotizen und verschiedene Tabellen. Führen Sie den freigegebenen Stand in einem Paket zusammen und kennzeichnen Sie spätere Ergänzungen mit Datum. Ein leeres Feld ist besser als eine geratene Vorgabe: Es zeigt, was bei der Besichtigung oder in einer gemeinsamen Rückfrage noch zu klären ist.
| Bestandteil | Was darin eindeutig sein sollte |
|---|---|
| Objektbeschreibung | Adresse in Berlin, Gebäude oder Aufgänge, Nutzung, Raumgruppen und Bereiche außerhalb des Auftrags. |
| Flächen- und Materialübersicht | Ungefähre Reinigungsflächen, Bodenarten, Glasflächen und vorhandene Pflegehinweise; Schätzungen als solche kennzeichnen. |
| Leistungsverzeichnis | Aufgabe oder gewünschtes Ergebnis je Bereich, Wunschturnus und Trennung von laufender Reinigung und Zusatzbedarf. |
| Organisation | Zeitfenster, Zugang, betriebliche Sperrbereiche, Ansprechpersonen und Umgang mit Terminänderungen. |
| Auswahl und Rückfragen | Prüfkriterien, erwartete Unterlagen, ein gemeinsamer Rückfrageweg und verbindlich bezeichnete Termine. |
Den Auswahlmaßstab vor den Angeboten festlegen
Legen Sie vorab fest, welche Anforderungen zwingend sind und welche Unterschiede Sie bewerten möchten. Ein allgemeines Wort wie „Qualität“ ist noch kein prüfbares Kriterium. Beschreiben Sie stattdessen, welche Auskunft oder Unterlage Sie benötigen und wie sie zum Objekt passt. Fordern Sie nur Nachweise, die für die konkrete Aufgabe tatsächlich relevant sind.
- Vollständigkeit: Sind alle Bereiche, Aufgaben, Ausnahmen und geforderten Angaben beantwortet?
- Objektbezug: Passt die vorgeschlagene Organisation zu Nutzung, Zeitfenstern und Zugang?
- Zusammenarbeit: Sind Zuständigkeiten für Rückfragen, Änderungen und Rückmeldungen nachvollziehbar?
- Qualität: Ist erklärt, wie vereinbarte Aufgaben geprüft und Abweichungen bearbeitet werden sollen?
- Nachweise: Sind nur auftragsbezogene Belege verlangt und ihr Geltungsbereich klar?
Eingegangene Reinigungsangebote nach demselben Maßstab vergleichen
Umweltanforderungen konkret statt als Werbewort formulieren
Das Umweltbundesamt empfiehlt, Objekt und Nutzung vor der Ausschreibung zu analysieren und Umweltanforderungen in der Leistungsbeschreibung festzuhalten. Fragen Sie deshalb nicht nur nach „umweltfreundlicher Reinigung“. Benennen Sie die für Ihr Objekt wichtigen Anforderungen, etwa Produktvorgaben, Dosierung, Verpackung, Schulung oder den Umgang mit empfindlichen Bereichen. Die Kriterien müssen zur Aufgabe passen und ihre Erfüllung nachvollziehbar machen.
- Welche Produkt- oder Materialanforderungen sind für die Flächen tatsächlich erforderlich?
- Welche vorhandenen Pflegehinweise müssen berücksichtigt werden?
- Welche Auskunft soll der Betrieb zu Produkten, Anwendung und Schulung geben?
- Wie wird eine gleichwertige, nachvollziehbar geeignete Lösung behandelt?
Für öffentliche Auftraggeber gelten zusätzliche Regeln
Diese Seite ist eine organisatorische Arbeitshilfe für Unternehmen und legt keine vergaberechtliche Verfahrensart, Schwellenwerte oder Fristen fest. Öffentliche Auftraggeber müssen die für sie geltenden Vorschriften und internen Zuständigkeiten gesondert prüfen. § 31 VgV verlangt für seinen Anwendungsbereich unter anderem eine so genaue Leistungsbeschreibung, dass ein klares Bild des Auftrags und hinreichend vergleichbare Angebote entstehen. Die zuständige Vergabe- oder Rechtsstelle entscheidet, wie das im konkreten Verfahren umzusetzen ist.
Die Entscheidung vom Reinigungsstart trennen
Mit der Auswahl ist der Start noch nicht vollständig vorbereitet. Halten Sie fest, welche Punkte bestätigt sind und was vor dem ersten Einsatz offen bleibt: Zugang, zuständige Kontakte, Ausgangszustand, Material, gewünschter Beginn und die erste gemeinsame Prüfung. Für einen Anbieterwechsel kommen Rückgabe und Übergabe bestehender Zugänge hinzu. Wünsche und bestätigte Absprachen sollten getrennt bleiben.
Reinigungsbedarf bei EC-Clean anfragen
Für eine erste Anfrage reichen die gewünschte Reinigungsleistung, der Berliner Standort und eine kurze Beschreibung der Bereiche. Ungefähre Fläche, Wunschturnus und mögliche Zeitfenster helfen bei der Einordnung. EC-Clean stimmt Reinigungspläne individuell ab. Ob der angefragte Umfang und der gewünschte Beginn möglich sind, wird persönlich geklärt; diese Arbeitshilfe beschreibt keinen festgelegten EC-Clean-Vergabeablauf.
Weiterführende fachliche Orientierung: Bayerisches Staatsministerium: Reinigungsausschreibungen vorbereiten (aktualisiert 2023); Bundesinnungsverband: Vergabeempfehlungen für private Auftraggeber (2026); Umweltbundesamt: Gewerbliche Reinigung und Leistungsbeschreibung; Bundesministerium der Justiz: § 31 VgV – Leistungsbeschreibung.